Documents

Wat het doet

• Facturen en offertes. Twee opmaken staan klaar. Je stuurt de gegevens, Documents maakt de pdf.
• Huisstijl per klant. Naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, hoofdkleur, voettekst en logo. Dat stel je één keer in, voor je hele project of per klant van je project.
• Controle op de totalen. Klopt het totaal van een regel, het subtotaal of het eindbedrag niet, dan maakt Documents geen pdf en zegt het welke regel afwijkt.
• Nette bedragen. Bedragen komen binnen in centen en staan op de pdf in de Nederlandse notatie, zoals € 1.234,50.
• Alle namen. Ook een naam als "Łukasz" of "Erdoğan" staat goed op de pdf.
• Altijd hetzelfde resultaat. Dezelfde gegevens geven precies dezelfde pdf.
• Meteen of bewaard. De pdf komt meteen terug, of Documents bewaart hem: standaard 90 dagen, en per document langer als je dat vraagt. Een bewaard document haal je later op of verwijder je.

Welke rol het speelt

Documents maakt de pdf's van je project. Het rekent niet en beslist niet wat er op een factuur staat: dat doet je project. Documents controleert alleen of de bedragen die je meestuurt met elkaar kloppen. Het haalt zelf niets van internet op, ook geen logo. Dat upload je één keer.

Hoe het je helpt

Pdf's maken in je eigen code betekent tekenen op posities, regels die over een pagina heen lopen, lettertypes die bepaalde tekens niet kennen, en bedragen in de goede notatie. Documents heeft dat al opgelost. Je project levert alleen de gegevens.

Wat het je oplevert

• Geen eigen pdf-code om te bouwen en bij te houden.
• Geen factuur de deur uit waarvan de totalen niet kloppen.
• Dezelfde huisstijl op elk document, per klant van je project.
• Kleine bestanden die snel klaar zijn.

Werkwijze

1. Zet Documents aan in je Servent-account en maak een sleutel voor je project. Dat kan een owner of admin van het account.
2. Stel de huisstijl en het logo in, voor je hele project of per klant.
3. Stuur de gegevens van een factuur of offerte naar de opmaak: nummer, datum, geadresseerde, regels en totalen.
4. Je krijgt de pdf meteen terug, of een id om hem later op te halen.

De wettelijke bewaarplicht voor facturen, zeven jaar, blijft bij je project. Bewaar je facturen dus ook zelf.

Stand